Услуги

Сделать запрос

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это процесс установления научной, исторической, культурной и иной ценности бумаг на основании существующих критериев. Она требуется, когда нужно уточнить период хранения документа.

Данная процедура дает возможность:

установить срок, на протяжении которого осуществляется хранение документа;

выбрать документацию, требующую длительного хранения;

подготовить дела, чтобы передать их в архив.

Что дает такая экспертиза?

Вся работа организации, любая хозяйственная операция, любые вносимые в технологический процесс изменения происходят на основании документов. Соответствующим образом оформленный документ со всеми необходимыми реквизитами является подтверждением юридической силы его содержания. Поэтому, как только заканчивается календарный год, документы подлежат формированию в дела по утвержденной номенклатуре. Находиться они должны в архиве организации.

Каждая бумага отмечается во внутренней описи, которую прикладывают к делу. На обложке дела подписывают срок его хранения. Время хранения документа зависит от его назначения, содержания и значимости представленной в нем информации. В зависимости от этого выделяют:

краткосрочное хранение (не более 10 лет);
долгосрочное (больше 10 лет);
постоянное хранение.

Экспертиза бумаг проводится не один раз. Сперва их ценность устанавливается при составлении номенклатуры дел и их формировании в завершении календарного года. Должна быть осуществлена экспертная оценка и после изъятия документов из делопроизводства по прошествии периода хранения, при подготовке их к хранению в архиве организации.

Экспертиза ценности бумаг изначально осуществляется для того, чтобы определить, сколько времени нужно хранить тот или иной документ. Основанием для проведения оценки являются типовые и отраслевые перечни бумаг, которыми определяется период хранения. К типовым перечням относятся нормы межотраслевого значения, положения которых действуют в отношении всех предприятий. Отраслевые перечни применяются организациями одного ведомственного подчинения.

По завершении периода хранения документации, до того, как они будут утилизированы, также проводится их экспертная оценка в архиве. Это обязательное действие, поскольку нужна гарантия того, что будут уничтожены документы, которые уже не представляют никакой ценности.

Порядок проведения оценки значимости документа

Проведение оценки документации требует создания комиссии, которая состоит из:

представителя руководителя предприятия;
сотрудников структуры персонала учреждения и делопроизводства;
работников архива;
отраслевых специалистов (от 3 человек);
главного бухгалтера организации;
сотрудника юридического отдела.

Состав данной комиссии, порядок и функции ее работы определяются приказом руководителя учреждения. Образованная структура может функционировать на постоянной основе или создаваться каждый год, включая и изменения в составе комиссии.

Вопросы, рассматриваемые оценочной комиссией:

контроль регистрации бумаг в делопроизводстве, досье, подлежащих к передаче на внутреннее хранение или в госархив;
изучение списка досье;
подготовка и передача на утилизацию документов, которые не подлежат дальнейшему хранению;
повреждения экземпляров, подлежащих вечному хранению, которые невозможно исправить;
первичного установления или изменения ранее определенных сроков текстовой сохранности информации;
предоставление методической помощи по составлению номенклатур досье, списков, актов и описей сотрудникам организации;
координирование проектов номенклатуры досье структурных отделений.

Утилизацию текстовых документов каждое предприятие проводит самостоятельно на основании составленного акта. При этом присутствуют члены экспертной комиссии. Можно также воспользоваться услугами специализированной структуры по уничтожению документов.

Сделать запрос