Услуги

Сделать запрос
Архивная обработка документов

 

 

 

Каким компаниям нужна данная услуга?

 

 

Необходимость архивной обработки документов не зависит от формы собственности компании. Данная услуга требуется как государственным, так и коммерческим организациям, нуждающимся в архивной обработке и описании документов.

 

Архивация документов безусловно является важным процессом. Создание архива, которым занимается та или иная организация, в обязательном порядке контролируется законодательством Российской Федерации. В процессе компания производит серию мероприятий, направленных на создание чёткой систематики в новом архиве для облегчения поиска той или иной документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Протекают годы, пролетают дни… Времена меняются, и уже ушли те, когда архивацию контролировала лично организация и её руководство, а каждый документ был крайне важен… Дороже золота в некоторых случаях. На данный момент времени, большинство организаций считают, что делать архивные копии – занятие бессмысленное, тратящее бюджет, время начальства, а зачастую и компании в целом. Вот таким начальникам следовало бы просто получить некоторую статистику от своих сотрудников, чтобы понять, сколько времени тратится зря и бессмысленно на поиск той или иной документации. Совет директоров вряд ли бы поверил подобным цифрам, ведь в какой-то мере они являются колоссальными. Бывает и такое, что в любую секунду может нагрянуть Инспекционная проверка государственных органов России… Подготовка необходимых документов для инспекторов может занять куда большую часть самой проверки. Бывают и такие беды, что очень много документов теряется во время переезда организации. Из-за пренебрежительного отношения к архивным документам очень долго может собираться пакет документации даже для элементарной ликвидации компании.

 

 

Для чего нужна архивная обработка документов в организации?

 

 

Итак, архивная обработка документов обеспечивает:

 

  • быстрый поиск документов

 

  • удобную и прозрачную работу с документацией

 

  • своевременное и легальное уничтожение документов, утративших актуальность

 

  • возможность передачи документов на хранение

 

Почти в каждой организации имеется свой собственный архив, однако, его работники не всегда достаточно квалифицированы. Самым, пожалуй, красноречивым образом сказано о важности правильной, корректной архивации, в российском законодательстве. Некая статья гласит о том, что необходимо, для того, чтобы заниматься архивом, в компании должен быть специальный человек, закончивший Высшее учебное заведение, по специальности «Архивное дело». В противном же случае, люди могут понести не только гражданскую, административную, а даже уголовную ответственность за столь пренебрежительное отношение к архивным документам.

 

 

Но для людей, начальников, работодателей есть отличные новости! Наша компания предоставляет юридическим лицам услуги по архивному делу. Называется данная процедура «Организация архивного дела». Работаем мы успешно уже на протяжении нескольких лет в Москве, а также Московской области. Столь ценная в наше время услуга состоит из серии мероприятий:

 

В самую первую очередь производится экспертная оценка архивной документации. Данное действие позволит нам грамотно оценить документы по нескольким архивным категориям, в зависимости от их научной, исторической, информативной и практической ценности. Существуют следующие архивные категории:

 

  • Документы, регламентирующие деятельность юридического лица.
  • Документация отдела кадров, разумеется, только личного состава.
  • Бухгалтерская и хозяйственная архивная информация.

 

 

Следующей процедурой будет организация дел в зависимости от критериев входящих туда документов. Эта процедура позволит нашей компании распределить документацию по срокам хранения. Имеются документы, которые требуется хранить всего лишь 10 лет. В последствии их можно уничтожить. Данный термин называется: документооборот, требующий временного хранения. Следующая категория так же относится к документам временного хранения, но организация должна держать на своих архивных полках данные документы свыше 10 лет. И самая последняя, и максимально сложная категория, которая требует постоянного хранения, это: Документы, которые следует хранить бессрочно.

 

 

Для максимального удобства и систематизации обрабатывается абсолютно вся документация компании. После ее сортировки следует правильная подготовка дела и его соответствующее описание, нумерация составляющих его документов. Следующим действием сотрудника нашей компании будет оформление дела и заверяющей его надписи. Ну и финальным действием на этой стадии является создание обложки и переплёт архивированной документации.

 

 

Финальной процедурой становится конечное формирование описей. Российский федеральный закон «Об архивном деле» гласит о том, что составление описей строго регламентируется, а порядок составления их контролируется Правилами функционирования архивов в организациях. Серия процедур, связанных с уничтожением дел, чей срок хранения уже иссяк, и подготовка надлежащего акта установленной формы, заверяющего проведение процедуры согласно требованиям законодательства. Дальше следует передача сформированных дел в Государственный Архив и различной документации в отдельном виде, где на них будет открыта номенклатура. И последним действием следует сдача дел в Государственный архив.

 

 

Если негосударственное юридическое лицо было уничтожено, то вся документация с неистекшим сроком хранения, оформленная в процессе его функционирования и входящая в базы российского Архивного фонда, предаётся ликвидационной комиссии, которая сокращённо, в простонародии именуется ликвидаторами, или же управляющим, выбранным на конкурсной основе. Это действие производится на основании заключённого между членами ликвидационной комиссии и государственным архивом договора. Безусловно, данная услуга является самым сложным и трудоёмким этапом, а также самой востребованной услугой у нашей компании. Наши замечательные клиенты могут выдохнуть спокойно, ведь всю эту рутину и однообразный процесс выполняют наши архивные специалисты. Потому что сотрудники нашей организации – настоящие, высококлассные профессионалы своего дела и знают, что к чему. Они обладают необходимым, солидным образованием, как раз подходящим под все эти юридические аспекты, а так же серьёзным опытом в своём деле. Чтобы сделать грамотную систематизацию дел, надлежащим образом и упорядочить дела на архивных полках, наши специалисты делают всё строго в рамках законодательства Российской Федерации. И тех правил, которые на официальном уровне установлены архивной службой и Государственным архивом.

 

 

Когда все процессы по обработке документов для постановки на архивные полки закончены, возникает новый вопрос… Новый вопрос об утилизации документации, срок хранения которой истёк. Ну и точно такой же вопрос возникает с документами, которые не несут в себе юридической ценности или же исторической. Специалисты нашей организации решат и эту проблему! Сначала они определят, выявят ту документацию, которая подлежит тотальному уничтожению. После выявления специалисты составят заверенный акт и в присутствии лиц, не заинтересованных в уничтожении этих документов, произведут утилизацию. В заверенном акте будут обозначены все документы, которые подлежат уничтожению.

 

Наша компания взяла на себя ответственность за каждый документ, каждую бумажку, безопасность которой мы гарантируем, но и не забываем про режим полной конфиденциальности наших клиентов. Наша организация обязуется сохранять и оберегать документы в закрытых пластиковых контейнерах, без всяких маркировок. Этот режим хранения документации свидетельствует о соблюдении нашей компанией всех нормативно-правовых актов, установленных на законодательном уровне, правительством Российской Федерации. О том, какие документы находятся в закрытом контейнере будет знать только наш клиент, а также менеджер, курирующий проект. Мы тоже обязуемся соблюдать следующие условия:

 

  • Сделать быструю проверку всех дел. Это действие нам позволит осуществить специализированная компьютерная программа учёта.
  • Мы сможем принять документы любого формата.
  • При вашем желании, мы сможем обеспечить границы прав доступа к необходимой документации.

 

 

Оплата за предоставленные нами услуги производится в соответствии с вышестоящими пунктами, а также полным, или частичным их выполнением. Перед каждым клиентом мы находим собственный подход, который является полностью индивидуальным. При оформлении вашей заявки берутся во внимание следующие факты:

 

  • Важность информации документов клиента.
  • Сроки выполнения заказа.
  • Общее количество всей документации, подлежащей систематизации и предварительной обработке.
  • Возможность доступа к архивам компании, посредством сети интернет.

 

 

Главные преимущества сотрудничества с нами заключаются в том, что мы предлагаем самую выгодную ценовую политику на территории столицы нашей Родины, города Москва, а также в Московской области. Оплата серии действий по архивации документов производится только по факту выполнения поставленного кейса и взятой нами на себя ответственности. По соотношению цены и качества мы превосходим большинство наших конкурентов. Наша ценовая политика полностью адекватна, ведь по нашему мнению мы обладаем одними из самых профессиональных и квалифицированных сотрудников нашей организации. Безусловно, ещё один балл в нашу пользу идёт скорость выполнения заказа. Наша организация способна действовать в сжатые сроки и чётко выполнять поставленную задачу. Когда детали требований обсуждены с клиентом, у нас нету времени на долгую паузу после оформления заказа с целью повысить свою ценность. Мы начинаем действовать сразу после поступления заказа. Каждый поступивший запрос курируется самыми опытными менеджерами на территории Российской Федерации. Специалист, взявшийся за ваш кейс, будет осуществлять строгий надзор над его исполнением. Почти на каждом этапе будет проводиться самая тщательная проверка менеджером. Наш сотрудник, куратор, проверит качественность обработки каждого документа, а также будет нести личную ответственность за каждую бумагу и строгую конфиденциальность каждого клиента.

 

 

Когда у заказчика времени в обрез и он никак не может в своём плотном графике найти свободное окно, чтобы добраться до нашего офиса и обсудить с куратором-менеджером некоторые трудности, которые могут возникнуть в процессе архивации специалистами… Или что-то ещё… Он может запросить мобильную группу, которая приедет прямо в офис клиента, чтобы забрать необходимые для архивации документы, или же прямо на месте совершить архивацию необходимой документации. Да, даже и такие услуги может представить наша компания.

 

 

Ну и пожалуй главным козырем в рукаве является то, что наши клиенты экономят почти на всём, на чём вообще экономить возможно. Сами посудите… Заказчик экономит своё личное время. Это можно понять по тому, что к нему даже мобильная бригада сможет приехать прямо в офис! Нету долгих часов ожидания рассмотрения заявки, всё делается почти моментально. Финансы вашей организации экономятся, скажем, сами собой, ведь у нас самый низкий прайс-лист. Заказчики, воспользовавшись нашими услугами, могут потратить сэкономленные средства, например, на премию хорошим и качественным сотрудникам своего коллектива. Поскольку выполняют ваши заказы наши лучшие специалисты, исключены различные штрафы за неправильную архивацию документов. В иной ситуации, если бы этим занимались люди с образованием, не соответствующим поставленной задаче, можно было бы нахватать много штрафов. Но, опять же, повторюсь, воспользовавшись нашими услугами, подобные конфузы исключены! Конечно, всегда могут появиться какие-то административные проблемы, которые возникают при архивации. Но и тут вы экономите! Средства, сэкономленные на услугах адвокатов, вы можете потратить, опять же на премии сотрудникам, особо отличившимся в вашей компании! Всё это безусловно экономит время, и ваш бюджет. Экономия составляется и на арендной плате! Ведь если вы заказываете архивацию в наших помещениях, то у клиента освобождается до 25% пространства, которое раньше занимал архив. Из этого вытекает, что вы экономите и место. Так как эти 25% пространства можно специализировать под открытое пространство для работы сотрудников вашей компании… Или же сделать несколько кабинетов для руководства вашей фирмы.

 

 

Согласно вышеописанному можно сделать вывод, что наша организация знает подход к клиенту, а так же знаем своё дело и место. С каждым заказом мы стремимся построить рабочий процесс так, чтобы было выгодно и удобно каждому заказчику. Если вам требуется консультация по вопросам архивации документации вашей организации, то не стесняйтесь! И обращайтесь к нам прямо сейчас! Доверяйте столь сложную работу профессионалам своего дела! Знайте, если вы обратились к нам, то вы обратились по верному адресу! Наш высококвалифицированный коллектив ждёт новых заявок именно от Вас!

 

  • Кому может потребоваться услуга архивации? - Любой компании, ведущей документооборот.

 

  • К какому объему документов может быть применена данная услуга? - Архивирована может быть документация как отдельного отдела или подразделения, так и всего предприятия.

 

  • Где будет проводиться архивация? - Наши сотрудники могут провести её на вашем предприятии или в нашем офисе.

 

  • Кто проводит уничтожение документов? - Уничтожение проводится нашими сотрудниками с сотавлением соответстввующего акта.

 

Сделать запрос